1. Systematisch
Standards für alle (auch zukünftige) Mitarbeiter/-innen erleichtern die Kommunikation und schaffen Vertrauen bei Spenderinnen und Spendern. Legen Sie verbindlich fest: Wem Sie danken. Wann Sie danken. Wie Sie danken. Wer dankt. So können Sie Ressourcen besser einschätzen und kein Dank geht "unter".
Tipp: Wenn Sie eine Spendenaktion starten und dafür Flyer und Spendenaufrufe entwerfen, texten Sie den Dank gleich mit. Dann passt er nicht nur inhaltlich zur Aktion, sondern liegt bereit, wenn plötzlich viel mehr Spenden als üblich eingehen und den normalen Arbeitsalltag sprengen.
2. Immer
Ist ein Dank auf eine kleine Spende von nur 5 Euro wirtschaftlich? Oder reicht es aus zu danken, wenn mindestens 30 Euro eingegangen sind? Danken Sie nach Möglichkeit allen! Bei kleinen Spenden darf es ein kurzer Dank auf effizientem Wege sein, z.B. per E-Mail oder SMS. Aber jede Spende hat einen Dank verdient! Kleine Erstspenden sind zudem gerne mal "Testspenden", um die Organisation kennenzulernen. Auf diese zu reagieren wirft ein positives Licht auf Sie.
Wichtige Voraussetzung: Achten Sie darauf, dass Sie ein Minimum an Kontaktdaten der Spender/-innen aufnehmen. Sonst ist ein Dank fast ausgeschlossen.
3. Zeitnah
Je schneller Sie danken, desto wirkungsvoller. Da der Dank als "soziale Anerkennung" einen belohnenden Charakter hat, wirkt er verhaltensverstärkend. Allerdings nur, wenn das Verhalten, also die Spende, noch relativ frisch ist. Oder anders: Wenn Sie einem Kind einen Lolli schenken, weil es vor drei Wochen sein Zimmer aufgeräumt hat, so freut es sich über den Lolli, bringt ihn aber nicht mehr mit dem Aufräumen in Verbindung. Wenn Sie am Jahresende auf eine Spende vom Februar reagieren, ist das eine nette Geste, aber gleichzeitig verschenktes Potenzial.
Sollte ein Dank nicht zeitnah möglich sein, so gilt trotzdem "besser spät als nie". Denn jeder Dank ist eine Wertschätzung und zeugt von Höflichkeit!
4. Individuell
Je persönlicher der Dank, desto mehr fühlt sich die spendende Person angesprochen und geehrt. Im schriftlichen Dank ist jede Form der Individualisierung hilfreich. Am wichtigsten ist die persönliche Anrede mit dem Namen der Spenderin oder des Spenders.
Des Weiteren können die Spendenhöhe und (sofern bekannt) der Spendenzweck genannt werden. Auch der Absender sollte eine konkrete Person sein und nicht nur "der Vorstand" oder "Ihr Verein e.V." grüßen.
Dies gilt auch bei Online-Spenden. Eine automatisierte Antwort (Autoresponder) wie z.B. "Ihre Spende ist angekommen. Vielen Dank", ist eine Eingangsbestätigung, kein Dank!
5. Berührend
Der Dank soll die Spender/-innen ehren, nicht die eigene Organisation. Zählen Sie daher nicht "stumpf" auf, wie viele gute Projekte Sie machen (und zukünftig machen wollen), sondern berichten Sie konkret von dem Erfolg, den die/der Spender/-in dank der Spende ermöglicht hat. Berichten Sie von den Menschen, die von der Spende profitiert haben und lösen Sie so Mit-Freude aus. Seien Sie dabei so authentisch wie möglich. Klingt ein Dank wie eine "Pressemitteilung", ist er zu nüchtern.
6. Angemessen
Der Dank muss an die Spende angepasst werden. Er darf weder zu über- noch untertrieben sein.
Auf eine 10-Euro-Spende mit einem persönlichen Besuch zu antworten ist ebenso unangemessen, wie ein vorformulierter Zweizeiler auf eine Großspende. Der Kommunikationskanal des Danks sollte an den Spendenkanal angepasst werden. Im Falle eines Dankeschön-Geschenkes skalieren Sie den Wert mit der Spendenhöhe oder -dauer.
Die Angemessenheit bezieht sich auch auf den Dankenden: Bei der Großspende dankt der Vorstand persönlich, bei der Kleinspende die Mitarbeitenden.
7. Öffentlich
Öffentlicher Dank ist eine besondere Form der Anerkennung. Der Dank kann dabei vor anderen ausgesprochen werden, z.B. im Rahmen einer Veranstaltung. Oder die Spender/-innen werden namentlich veröffentlicht, z.B. in Publikationen, auf der Webseite oder als "Verewigung" (Gravur) auf Spendenobjekten. Öffentlicher Dank ist sehr wirkungsvoll und eine besondere Auszeichnung – auch bei Kleinspenden. Viele Menschen fühlen sich sehr geehrt. Einigen ist es jedoch unangenehm. Holen Sie sich daher insbesondere bei "gedrucktem" Dank vorher das Einverständnis ein. Verweisen Sie bei "Widerständen" darauf, dass ein öffentlicher Dank eine Signalwirkung für andere hat. Spender/-innen wirken dann als "Testimonials" und Vorbild und regen zu weiteren Spenden an.
8. Zeitspender/-innen nicht vergessen
Die meisten Projekte werden nicht allein durch Geld am Leben erhalten. Ein wesentlicher Baustein sind Ehrenamtliche, die sich mit ihrer Zeit und ihrem Knowhow maßgeblich engagieren. Sie gehören schnell zum "Inventar" und ihre Arbeit wird zur Selbstverständlichkeit.
66 anregende Ideen, Ehrenamtlichen zu danken, hat die Diakonie Rheinland-Westfalen-Lippe zusammengestellt: Externer Link: http://ehrenamtsakademie.ekhn.de/fileadmin/content/ehrenamt/Downloads/Veranstaltungen/tipps-66x-danke-sagen-ehrenamt.pdf